办〔2013〕45号

 

各院（部），行政各部门、各直属单位：

为进一步规范我校采购管理工作流程、细化操作程序，不断完善我校采购工作，依据《安徽工业大学采购工作管理规程》（校办〔2012〕23号），特制定《安徽工业大学采购工作管理细则（试行）》，并经2013年第12次校长办公会议研究通过。现予以印发，请遵照执行。

特此通知

 

附件：1.项目评审费发放表

2.安徽工业大学采购工作程序流程图

 

 

安徽工业大学办公室

2013年10月31日

安徽工业大学采购工作管理细则（试行）

第一章  总则

第一条  《安徽工业大学采购工作管理规程》（以下简称《规程》）经校长办公会议研究，校党委常委会议审定，已于2012年6月1日正式印发执行。为进一步完善我校采购管理工作，进一步规范工作流程、细化操作程序，特依据《规程》制定本管理细则。

第二章  项目招标采购申请与签批

第二条  所有招标采购项目均需按规定填写《安徽工业大学采购项目申请表》（以下简称申请表），《申请表》分计划采购和零星采购两种，此表为项目实施和过程管理的前提和依据。

第三条  货物、服务项目招标采购项目申请与签批

一、项目负责人填写《项目申请书》，内容包括：单位名称、项目负责人、联系方式、项目名称、经费来源、项目计划金额、项目内容及要求（技术参数和商务要求）。单价≥10万元大型精密仪器设备（包括后勤服务设施的配电柜、变压器等供电设备）采购申请，应提供《大型精密仪器设备购置论证申请》批准书；进口仪器设备采购申请应提供《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品专家论证意见》等相关材料。

二、签批程序

（一）项目实施所在单位负责人意见及签章；

（二）归口管理部门负责人意见及签章（如是零星采购，项目预算金额达到或超过一万元，应经申请单位分管校领导签批）；

（三）经费来源单位（财务处负责人）意见及签章；

（四）资产管理处（招标采购办公室）依据《规程》审核签署意见，确定采购方式。

三、招标采购中心根据审批确定的采购方式，进行项目采购实施。

第四条  建设工程项目招标采购申请与签批

本细则所称建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

一、建设工程项目招标采购申请与签批与货物、服务项目同。

二、建设工程（设计、勘探、施工、监理）项目招标采购申请应同时提交以下材料：

（一）项目概况:包括立项依据，规模、投资、功能用途、建设周期等资料。

（二）行政管理监督部门审批、核准文件：立项批复、省发改委审批或核准文件、可行性研究报告批复（使用财政资金的建设项目）、预算批准书、规划批准书等。如为建设工程施工招标还应提供图审报告及批准书、设计图纸、净地证明或土地证等（明确提供文件、证明、批复等文件的责任单位，牵头整理收集人）。

（三）技术和商务要求

1.设计招标采购：招标范围与内容、工程方案及设计说明书、规划面积和功能工艺规划书、设计任务书（设计成果要求）、计费依据、项目控制价、工期要求、付款方式、投标人资质要求、投标人补偿方案等。

2.勘探招标采购：招标的范围和内容、项目控制价、计费依据及报价方式、勘察技术要求、勘探任务书、工期要求、付款方式、投标人资质要求等。

3.施工招标采购：工程量清单、项目控制价、计费依据及报价方式、质量标准、工期要求、付款方式、投标人资质要求等。

4.监理招标采购：招标的范围和内容、项目控制价、计费依据及报价方式、监理任务与要求、付款方式、投标人资质要求等。

5.建设工程配套物资招标采购技术和商务要求：物资名称、数量、技术参数、质量标准、供货周期、付款方式、质保要求及相关设计图纸等。

6.建设工程配套工程招标采购技术和商务要求：工程量清单、项目控制价、计费依据、施工工期、质量要求、付款方式及相关设计图纸等。

第五条  受理申请落实采购工作的时限

一、非工程类采购项目：在规定申请资料提交齐全后，招标采购办公室应予3个工作日内落实实施采购工作。

二、工程类采购项目：在规定申请资料齐全提交后，招标采购办公室应予7个工作日内落实实施采购工作。

第三章  采购项目实施工作流程

第六条  零星采购工作流程

除项目资金来源对于采购形式有特殊要求者之外，依据《规程》，货物、服务采购额度5万元（不含5万元）及工程项目20万元（不含20万元）以下者，根据项目特点及具体采购额度情况，参照《规程》第十一条，按规定程序审批后，由项目申请单位牵头，招标采购中心、审计处或财务处参与，可以采取询价或自行采购方式实施。具体流程如下：

一、项目申请书——按规定内容填写和审批；

二、项目申请书应同时备齐物资、服务或工程技术参数、需求方案或工程量清单；

三、组建询价或自行采购工作组（成员不少于3人）；

四、制定采购工作方案；

五、筛选确定成交人并签订规范文本的合同或协议；

六、合同履行与采购资料整理归档。

第七条  公开招标采购工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购经审批由我校自主实施公开招标采购的项目，具体工作流程为：

一、项目申请书——按规定内容填写和审批；

二、招标采购中心根据项目的个性化要求起草招标文件；

三、在招标文件经项目负责人审定、确认后，招标采购中心起草招标公告，招标公告经招标采购办公室负责人审查签章后发布；

四、招标采购中心负责在规定时间内接收、审查投标商报名材料；

五、报名投标商经审查合格后，领取或购买招标文件；

六、招标采购中心在规定时间和地点接受投标文件，同时收取或核查投标保证金缴纳情况（如有）；

七、招标采购中心组建评标专家组（专家组生成办法及人员构成参照《规程》实施），在规定时间和地点按规范组织开标、评标；

八、因投标商或实质性响应招标文件的投标商不足3家，按招标文件规定，可宣布本次项目流标，重新组织招标，如改变采购方式，应报请校招标采购领导组批准，按改变后的采购流程和规范进行；

九、评标结果经招标采购办公室负责人审查、确认并向主管领导汇报后及时予以公示；

十、按招标文件规定时间和方式退还未中标人的投标保证金（如有）；

十一、公示期满无异议，招标采购中心会同项目负责人、中标单位商定合同文本，待中标人履约保证金（如有）据实缴纳后，由采购单位负责人与招标采购办公室负责人审查、会签；

十二、合同履行与采购资料整理归档。

第八条  邀请招标采购工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购及小型维修工程项目，经审批由我校自主实施邀请招标采购的项目，具体工作流程为：

一、项目申请书——按规定内容填写和审批；

二、招标采购中心会同项目申请人拟定邀请招标文件；

三、确定邀请招标的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加投标，并向其发出招标邀请和招标文件；

四、其他流程同公开招标采购工作流程一致。

第九条  竞争性谈判采购工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购及小型维修工程项目，经审批由我校自主实施竞争性谈判采购的项目，具体工作流程为：

一、项目申请书——按规定内容填写和审批；

二、招标采购办公室会同纪检监察处依据《规程》组织成立谈判工作小组及指定小组长。

三、招标采购办公室协调落实制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案以及评定成交的标准等事项；

四、招标采购办公室协调落实确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件；

五、谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商；

六、确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商；

七、发布成交公示；

八、公示期满无异议，招标采购中心会同项目负责人、中标单位商定合同文本，待中标人履约保证金（如有）据实缴纳后，由采购单位负责人与招标采购办公室负责人审查、会签；

九、合同履行与采购资料整理归档。

第十条  单一来源谈判采购工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购及小型维修工程项目，经审批由我校自主实施单一来源谈判采购的项目，具体工作流程为：

一、项目申请书——按规定内容填写和审批；

二、成立谈判小组；

三、制定谈判文件；

四、组织谈判并确定成交供应商；

五、其他流程同竞争性谈判采购工作流程一致。

第十一条  询价采购工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购及小型维修工程项目，经审批由我校自主实施询价采购的项目，具体工作流程为：

一、项目申请书——按规定内容填写和审批；

二、成立询价采购工作组；

三、制定询价文件；

四、发布询价文件。询价文件的发布分为公开发布和定向发布，定向发布的对象为询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定的供应商，原则上不得不少于三家。

五、接收供应商报价函和报价资料。被询价供应商须针对采购需求的名称、规格、数量、技术和商务要求一次报出不得更改的价格，并同时提交相应有效的证明材料。

六、比较、评价。询价采购工作组根据各供应商报价及其提供的相应资料，进行比较评价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加未成交的供应商；

七、发布成交公示；

八、公示期满无异议，招标采购中心会同项目负责人、中标单位商定合同文本，待中标人履约保证金（如有）据实缴纳后，由采购单位负责人与招标采购办公室负责人审查、会签；

九、合同履行与采购资料整理归档。

第四章  招标采购开标及评标工作流程

第十二条  招标采购开标工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购及小型维修工程项目，经审批由我校自主实施公开招标采购的项目，开标具体工作流程为：

一、开标时间和地点

开标的时间和地点应在招标公告或招标文件中有明确的规定，招标人须在规定的时间和地点公开开标，如有变更，应发布更正公告。开标工作由招标人主持进行，投标人的法定代表人或其委托代理人须到开标现场。

二、开标程序

（一）宣布开标纪律；

（二）公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称；

（三）宣布唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名；

（四）由投标人代表和监标人共同检查投标文件的密封情况；

（五）确定开标顺序（招标文件有规定的，按规定执行）；

（六）唱标：按照开标顺序当众开标，宣读包括投标人名称、免费质保期、投标总价、品牌、交货期及其他内容等；

（七）投标人对开标程序或内容如有异议，须在开标现场提出，招标人应当场作出答复；

（八）现场制作开标记录，投标人代表、招标人代表、监标人、记录人等有关人员在开标记录上签字确认；

（九）无效投标文件、撤回的投标文件或不符合公开开标条件的投标不予公开开标；

（十）开标结束。

第十三条  招标采购评标工作流程

依据《规程》，对于货物、服务类采购及小型维修工程项目，经审批由我校自主实施公开招标采购的项目，完成开标工作程序，进入评标阶段，具体流程为：

一、评标前依据《规程》组建评标专家组。

二、组建评标专家组构成原则。招标人须在评标开始前依法组建评标专家组，评标专家组由招标人熟悉相关业务的代表，以及有关技术、经济等方面的专家组成。其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。具体评标专家组成员人数根据招标文件确定。

三、评审预备会

预备会由招标采购中心主持，具体程序：

（一）介绍项目背景；

（二）评标专家组成员；

（三）推选确定评标专家组组长；

（四）提出评标工作要求；

（五）纪检监察人员宣读评标工作纪律。

四、项目评审会

预备会结束，转为项目评审阶段，本阶段由评标专家组组长主持，依据招标文件规定的评标原则、评标程序、评标办法等具体组织项目评标工作。项目评审会具体程序如下：

（一）了解掌握项目需求（技术参数和商务要求）；

（二）了解掌握招标文件确定的评标原则、评标程序和评标办法；

（三）按照招标文件规定的评标方法、评审因素、标准和程序对投标文件进行评审。招标文件没有规定的方法、评审因素和标准，不作为评标依据。

（四）形成书面评标报告，推荐中标候选人。除特别要求外，中标候选人应当不超过3个，并标明排序。

五、决标：招标采购办公室与申请单位就评标报告进行审查确认，对于重大采购项目，提请学校招标采购工作领导组审定。

六、评标结果公示：依据决标结果，按招标文件规定的方式和时间公示。公示期满，无异议或无有效投诉，招标采购办公室按规定向中标人发放中标通知书，签订合同。如有异议或投诉，按“质疑和投诉处理程序”办理。

第五章  质疑和投诉处理流程

第十四条  质疑和投诉是确保招标采购工作公开、公平、公正和透明的重要措施，是主动接受社会监督的重要手段，也是招标采购工作的重要程序。接受质疑和投诉贯穿于招标采购工作的全过程。质疑和投诉既可向学校纪检监察部门反映，也可向招标采购办公室反映。

一、质疑和投诉单位须为参与我校招标采购工作的供应商，且必须在规定时间内书面提出，应有明确的请求和必要的证明材料，否则，质疑和投诉无效，不予受理。

二、纪检监察部门接到质疑和投诉应及时转招标采购办公室处理。

三、招标采购办公室接到供应商或接到纪检监察部门转来的质疑和投诉后，应安排专人审查、核实质疑和投诉材料，必要时召集该项目原评标委员会或专家组重新审议或会商，议定答复意见和结论，向学校纪检监察部门和供应商书面反馈。

四、作出答复前，应当暂停招标投标活动。

五、经核查，如质疑或投诉有效，将取消原中标人资格，按招标文件重新确定中标人或重新招标；如质疑或投诉无效，将继续原招标投标程序。

六、招标采购全过程应主动明示质疑、投诉和反馈的时限、程序、方式和途径。

第六章  保证金管理

第十五条  招标采购工作中所涉及的保证金主要有投标保证金、履约保证金、质量保修金和廉政保证金，此类资金是保证投标行为的严肃性和招标采购工作规范有序及合同履行的重要保障。

一、各类保证金是否收取以及收取的标准、方式、银行账户、时间、有效期；退还的条件、时间和方式，应在采购文件中有明确要求。

二、各类保证金的收取应严格按照采购文件规定的标准、方式和时间，不得随意变更。

三、各类保证金的退还应严格按照采购文件和合同约定的条件、方式和时间，并按照审批程序进行。

四、各类保证金收取后及时缴入财务账户，不得截留、挪用或账外循环。履约保证金应向中标人出具规范票据。

五、投标保证金不得超过项目估算价的2%，投标保证金有效期应与投标有效期一致，应在确定中标人（成交商）或与中标人（成交商）书面合同签订后退还。退还的条件、方式、时间按招标文件规定执行。

六、履约保证金不得超过合同金额的10%，应在签订合同前缴纳。待合同条款全部履行完毕，无质量问题和异议后退还，退还须采取银行转帐方式。履约保证金的退还由中标人（成交商）提出书面申请，随同履约保证金收据经使用单位签字认可和资产管理处审核确认后办理。

七、质量保修金是否缴纳、缴纳标准及质量保修期可在采购文件中明确规定，也可由合同双方在签订合同时约定，一般控制在合同金额的5%-10%，质量保修金应当在保修期限届满后方可退还，保修期从项目验收合格之日起计算。质量保修金的退还由中标人（成交商）提出书面申请，经使用单位签字认可和资产管理处审核确认后办理。

八、扣除或没收的各类保证金，视保证金性质和具体情况分别上交学校或划拨购置单位使用。

九、基建工程类项目的各类保证金如有国家、省、市级或行业等相应强制管理规定，应按照相应管理规定执行。

第七章  采购合同及合同印章管理

第十六条  起草或审查合同文本。按照招标采购办公室确定的采购方式，依照规定的程序和办法，确定中标人（成交商）后，招标采购中心会同项目负责人、中标人（成交商）根据项目招标文件（谈判文件、询价文件等）及答疑、更正公告投标文件及其相关承诺，起草或审查合同文本，合同文本应包含以下基本要素：

一、当事人信息：主要包括姓名（名称），住所，联系方法等；

二、标的：合同为何而立，标的就是关键；

三、价款：为实现标的交易而需要支付的价款，包括付款方式、条件、定金等；

四、履行因素：包括期限、地点、方式等；

五、合同保障条款，如履约保证金、质保金等；

六、违约责任：违约金、定金、赔偿金、免责等内容；

七、解决争议的方式：明确仲裁还是诉讼。如果选择仲裁的，条款应符合仲裁法的规定；

八、合同生效条款：生效或者失效的条件以及无效的免责等；

九、合同份数；

十、附件：记载本合同的附件种类、数量、效力等。

在起草或审查合同文本时，必须仔细斟酌、措辞准确、逻辑严密，避免产生歧义及履约中不必要的纠纷。

第十七条  合同的签订与履行。合同签订程序：合同文本经招标采购中心、项目负责人、中标人（成交商）共同审查商定后，原则上，按照以下程序办理：中标人（成交商）签字、盖章 → 项目申请单位负责人签字 → 招标采购办公室负责人签字→ 合同公章专管人员登记、编号 → 加盖合同章。

第十八条  基建工程合同按照原有程序签章。

第十九条  合同的传递

一、非基建类合同份数一般不少于4份，签约双方各2份合同原件；其中，招标中心原件一份，用于采购资料归档，项目申请单位原件一份，用于合同履行和付款依据；同时招标中心应提供一份合同影印件给资产管理处资产管理科，用作组织资产验收的基本依据。

二、基建类合同份数一般不少于6份，分别提供审计处和财务处各一份。

三、合同履行管理：履约双方都应严格按照合同约定执行。项目申请单位和归口管理部门为我校合同履行的管理者和执行者，应依据合同约定督促中标人（成交商）供货、施工、安装调试和提供约定的相关服务，并予以积极配合。

四、项目验收

（一）非基建类项目完工，项目申请单位和使用单位初验合格后，项目申请单位向资产管理处提出正式验收申请，由资产处资产管理科（必要时聘请相关专业人员）牵头，会同使用部门、归口管理部门、审计处、财务处组成验收工作组进行正式验收；资产管理科负责依据合同、招标文件制定验收工作方案；验收工作组依据验收工作方案、初验基本意见及项目相关资料进行全面验收，并形成验收工作报告，经验收工作组全体成员签章后作为正式验收意见。

（二）基建类项目完工验收：基建处负责组织协调完成规划、消防、环保等行业验收；使用单位负责使用功能验收；审计处负责资金审核；资产管理处负责资产验收。

五、资产入库和履约付款：正式验收合格后，使用部门依据验收报告和合同办理资产入库手续，并按照合同规定的时间和条件办理付款手续。

六、履约保证金、质保金的支付：依照合同约定和项目完成情况适时支付履约保证金、质保金。履约保证金、质保金的支付由中标人（成交商）提出书面申请，经项目申请单位签署意见后，履约保证金退还申请随同项目验收报告由招标采购中心审核，质保金退还申请由资产管理科审核。

七、如合同履行过程出现违约、初验或正式验收不合格、或其他合同无法正常履行的情况，项目申请单位应及时联系归口管理部门、资产管理处和中标人（成交商），进行协调和会商。如出现影响合同履行的不可抗力因素，合同双方应协商一致，签订补充合同，按补充合同继续执行；否则应按原合同约定执行，并依照合同条款进行相应处罚。

八、合同执行情况督查

为强化项目标后管理，进一步推动项目规范实施，招标采购办公室应适时牵头会同购置部门、归口管理部门、财务处、审计处、纪委监察处等部门对合同执行情况或标后事项进行监督检查，形成书面检查报告，及时向招标采购领导组汇报。对政府招标采购的项目在合同执行过程中存在的问题，应同时递交政府采购部门，并提出处理建议。

第二十条  合同专用章管理

合同专用章系代表学校采购管理机构标明成交状况的重要凭证，具有法律效力，必须规范管理和使用。

一、专人专管

（一）合同专用章由招标采购中心统一管理，招标采购中心设专人负责合同章的保管和使用。

（二）合同章保管人应妥善保管合同章，不得私下自用、丢失印章、外借，合同章使用后，应及时封存。

（三）如有遗失，应及时向招标采购办公室报告，同时应采取相应措施，避免或减少合同章遗失给学校造成的影响。

（四）合同章保管人未经批准不得将印章交接给他人保管或使用。确因工作需要临时委托他人代管或使用，须经招标采购办公室负责人同意，并办理正式交接手续，用后须及时归还，并办理归还手续。

二、规范使用

（一）合同章的启用需经项目采购单位负责人（项目负责人）、招标中心负责人、校招标采购办公室负责人核准会签后方可加盖合同章；

（二）合同章专管人使用合同章时须及时登记备查（注明项目名称、合同编号、加盖日期等）；

（三）需要盖合同章的材料必须已经填写完毕，字迹正确、清晰，合同专用章不得盖在有空白未填写部分或盖在空白的纸张上。用印人提供的材料不符合上述条件的，不得加盖合同印章。

第八章  采购档案管理

第二十一条  采购档案是反映采购活动的重要记录和史料，是指在采购活动中所形成的相关文字、图纸、图表、声像、磁盘等不同媒质载体的记录等，依据项目性质需要而纳入采购档案管理。

第二十二条  采购档案具体内容

（一）采购预算执行文件

1.学校年度采购预算计划（含教学设备计划、行政设备计划、立项维修计划、各类财政专项计划等）及预算调整审批表；

2.学校专项计划审批单（校长办公会或学校党委会决定执行通知单）；

3.零星采购计划审批书；

4.计划的其他资料。

（二）采购前期准备文件

1.采购项目申请表、附属材料及其审批意见；

2.核准采购进口产品的相关审批和论证资料；

3.有关技术咨询论证会记录；

4.采购文件（包括招标、询价或谈判采购的有关文件、资料、样本、图纸等）及采购人确认记录，包括评标办法、项目技术参数及商务条款等；

5.采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或谈判邀请函、

资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

6.获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；

7.已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；

8.供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

9.评审专家名单及抽取记录。

（三）采购开标文件

1.采购响应文件及有关资料等；

2.在递交采购响应文件截止前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

3.采购项目样品送达记录；

4.接受供应商投标或谈判的记录；

5.开标一览表；

6.开标（谈判、询价）过程有关记录；

7.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）采购评审文件

1.评审专家签到表及现场监督人员签到表；

2.评审专家评审工作底稿等评审过程记录；

3.供应商的书面澄清记录；

4.评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;

5.经监督人员签字的现场监督审查记录；

6.评审过程中其他需要记载的事项。

（五）采购中标（成交）文件

1.采购人对采购结果的确认意见；

2.中标或成交通知书；

3.采购结果公告（公示）记录；

4.与中标（成交）相关的其他文件资料。

（六）采购合同文件

1.采购合同；

2.采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

（七）采购验收文件（由资产管理科另行存档）

1.项目验收记录；

2.质量验收单或抽查报告等有关资料；

3.其他验收文件资料。

（八）其他文件

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

2.供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；

3.采购过程中的音像资料；

4.其他需要存档的资料。

第二十三条  采购档案的归档要求

（一）归档及时，内容齐全完整。每个项目待合同签订时，应根据本项目特点和要求，及时整理归档，做到资料齐全，内容完整；

（二）按项目归档，规格标准统一。采购档案按照年度顺序编号组卷，卷内材料按照采购工作流程排列；

（三）要求是原件的，不可用复印件替代；

（四）签名、印鉴手续齐全，首页应有“采购档案目录”字样，标明项目名称、编号及目录内容；

（五）按照国家有关档案管理质量标准，便于保管和利用。

三、采购档案实行归口管理，专人负责

（一）采购档案的整理、归档与日常管理由招标采购中心负责，招标采购中心应指定专人负责采购档案的收集、整理、立卷、装订、编制目录，保证采购档案标识清晰、保管安全、存放有序、查阅方便。

（二）采购项目经办人或责任人应及时将该采购项目的相关文件材料进行收集整理后移交档案管理人员。

（三）采购档案管理员应按年度及时办理移交手续。本档案为方便查询和利用，在招标采购中心暂保管2年，期满后，应及时移交学校档案室。

（四）档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

第二十四条  建立健全采购档案查阅、使用制度

除法律另有规定外，采购档案查阅、使用必须建立审批和登记手续，未经批准，不得擅自查阅、复印或对外出借采购档案。采购档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封或抽换。

第二十五条  档案管理人员应严格执行本细则和国家、学校有关档案管理的有关规定，如有违反，将视情节轻重和造成的影响程度严肃处理。

第九章  采购工作人员纪律

第二十六条  采购工作人员是指与采购项目组织实施过程直接相关的人员，包括项目采购负责人以及采购工作组织实施的工作人员。为确保采购工作能够依法合规、公平公正地进行，采购工作人员必须遵守以下纪律：

一、自觉遵守国家法律、法规，以及相关政策，依法办事；

二、仪表端庄，言行文明，态度热情，自觉遵守工作纪律，同事间团结协作，相互尊重，自觉维护安徽工业大学的文明形象；

三、遵循公开、公平、公正的采购原则，认真履行岗位职责，严格遵守操作规程，做到采购工作周密严谨、规范有序；

四、认真执行限时工作制，及时组织接受投标、按时开标、及时公布评标结果和询价、谈判等相关采购工作，如有情况，及时沟通协调并做好解释工作；

五、自觉严格遵守保密制度，不泄露任何可能影响公平竞争的有关招投标情况，以及供应商的商业机密；

六、打造阳光采购工作平台，清正廉洁、秉公办事，不得接受与业务相关的礼金、礼品、有价证券和宴请；不得参加供应商提供的消费活动；不得利用工作之便谋取私利，严格执行礼品上缴制度、活动邀请上报和准可制度；

七、如果一旦发现亲属参与学校采购活动，本人应当主动提出回避；

八、自觉接受学校纪检监察部门、社会对采购工作的监督。

第十章  采购项目评审劳务报酬管理

第二十七条  为进一步规范学校采购项目评标工作，合理确定项目评审专家劳务报酬，根据《关于安徽省评标专家劳务费用标准的指导意见》、《安徽工业大学采购工作管理规程》和《安徽工业大学评标专家库成员遴选与管理暂行办法》等相关规章制度，并结合学校实际，制定本办法。

第二十八条  参与学校采购项目咨询论证和评标活动的专家，应当给予合理的劳务报酬。

第二十九条  外聘评标专家评标劳务报酬包括评审费、交通费；本校评标专家只发放评标劳务报酬，不发放交通费。

第三十条  评审费按项目评审实际发生的时间计算支付。评审时间从评标专家统一集中起至评标结束（评标报告完成），其中评标专家离开评标现场后的休息时间除外。评标工作当天不能完成的，第二天重新计算。

第三十一条  评审费支付标准：

一、评标时间以半天（4小时）为基数，评审费为200元/人。不足半天的，按半天计算。超过半天的，每增加2小时另加100元；不足1小时的不计，超过1小时的按2小时计算。

二、担任评标委员会负责人的，每半天可另加100元。

三、标前咨询论证100元/人。

四、专家到达评标地点后因需回避或健康等原因无法评标必须离场的50元/人。

五、评标工作因故推迟或取消,应及时通知评标专家,对已到达现场的评标专家支付补偿费50元/人。

六、如项目评审异常，评审费下列标准发放：

（一）开标后，评标委员会未进行实质评审即宣布流标的50元/人。

（二）项目开始评审，评标委员会进行实质评审后宣布流标，不足2小时的100元/人，2小时以上的按正常标准发放。

（三）项目标后复议、质疑答复100元/人，专家有过错的，无费用。

第三十二条  评标专家未能完成评标工作，擅离评标现场的，或因评标过程中出现违规违纪行为的，不支付其评审费，已支付的评审费应予收回，同时记入年度考核记录，按照《安徽工业大学评标专家库成员遴选与管理暂行办法》处理。

第三十三条  因评标工作确需使用其他招投标专业结构专家库专家的，其评审劳务报酬参照专家来源库标准支付。

第三十四条  针对外聘专家的特殊专业技术职务及特殊项目的要求，若酬金额度需要适当调整的，由招标采购办公室事先以书面报告形式请示校招标采购领导组组长审批，根据审批额度执行。

第三十五条  评标专家因评标工作需要食宿的，由学校统一安排并承担费用。

第三十六条  招标机构工作人员、现场监管人员和其他职能部门人员不享受评审劳务报酬，但其利用节假日、休息日组织、参与评标工作的应给与适当补助。

第三十七条  评标专家评审费待评标工作结束，现场即时发放，其他人员的加班补助按季度据实发放。

第三十八条  评标专家劳务报酬和食宿等招标评标业务费用，由学校财务部门参照《规程》之相关规定每年单独编列预算，专款专用。

第十一章  附则

第三十九条  本细则由招标采购工作领导组办公室负责解释。

第四十条  本办法自通过之日起实施。

附件1 

_________项目评审费发放表

 

评审时间        年   月   日   时   分   至   时   分

制表人                      审核人：                     审批人： 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

安徽工业大学采购工作程序流程图

（委托政府招标采购的项目，按其规定的程序流程办理）

采购人填写采购项目申请表 （资产处网页下载）

所在单位审批签章

归口管理部门审批签章

招标采购办公室确认采购方式

招标采购中心牵头协调起草采购文件

招标采购中心接收投标文件或报价文件

通过评审、谈判或询价确定供应商

发布中标（成交）公示

签订合同

合同履行及验收

采购申请单位审核确认采购文件

经费来源（财务处）审核签章

招标采购办公室组织协调发布采购信息和采购文件

采购人按规定内容和程序填写审批同时提交相应技术、商务等采购资料

部门经费支出大于万元的计划外采购申请，应请采购申请部门分管校领导审批

公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源谈判、其他（自购等）

招标采购中心征集采购项目完整资料后于7个工作日内反馈实施采购

招标采购文件自发出至投标截止日不得少于20日，谈判文件及询价文件不得少于5个工作日

分别由评标、谈判或询价专家组 按采购文件规定办理

公告期不少于3日

①非基建类项目由项目负责人、项目申购单位负责人、招标采购办公室负责人会签； ②基建类项目：校招标采购办公室会同基建部门按程序进行招标，合同签订由基建管理部门按其合同专用章管理规定程序签订。

①非基建类项目：供货安装调试后项目申请单位组织初验、资产管理科牵头组织最终验收； ②基建类项目：由基建管理部门按行业规定组织验收后，资产处组织资产验收。

招标采购中心

采购文件归档