校办〔2005〕33号

为了加强学生档案工作，有效地保护和利用学生档案，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高校档案管理办法》和相关法规，结合我校实际情况，特制定本办法。

第一章总则

第一条本办法所指学生档案，是指本校学生的高考档案和在校期间思想、学习、奖惩情况及其它重要个人信息。

第二条学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分，是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。

第二章学生档案管理的基本原则

第三条学生档案实行统一管理、集中保管的原则。学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节，学校学生工作归口部门负责学生档案管理工作的统一协调并组织实施。学校档案管理机构负责对学生档案进行集中保管和日常保护，配合学生工作归口部门开展档案建设业务指导。

第三章学生档案的内容

第四条学生档案的内容主要包括:

（一）高中阶段形成的档案材料

1、中学学籍表、毕业生登记表；

2、普通高等学校招生考生体检表；

3、普通高等学校高考志愿表；

4、普通高等学校招生考生报名登记表；

5、普通高等学校招生政治思想品德考核表；

6、入党、入团材料等。

（二）大学阶段形成的档案材料

1、高等学校毕业生登记表、成绩表；

2、高等学校毕业生体检表；

3、入党、入团材料；

4、奖惩材料；

5、高等学校毕业生就业通知书（第二联）；

6、其它应归档材料。

（三）研究生阶段形成的档案材料

1、研究生入学登记表；

2、研究生体检表；

3、研究生推荐表、政审表；

4、毕业研究生登记表、成绩表；

5、学位授予材料；

6、奖惩材料；

7、毕业生就业通知书（附联）；

8、研究生入党、入团材料；

9、其它应归档的材料。

第四章学生档案管理责任分工

第五条学校学生档案管理实行学生工作部(处)、研究生部归口统一协调，各学院分工负责，校档案管理机构集中保管。

第六条学生工作部(处)对学生档案的管理职责

1、学生工作部(处)须明确1名负责同志分管学生档案工作，并确定1～2名具体工作人员；

2、负责组织、协调、审核学校全日制本（专）科生档案材料的形成、收集、整理、移交归档工作；

3、负责全日制本（专）科生档案调阅、转递、寄存等环节的审批工作。

第七条研究生部对学生档案的管理职责

1、研究生部须明确研究生档案管理工作的分管负责人，并确定责任工作人员；

2、组织、协调、审核学校研究生档案材料的形成、收集、整理、移交归档工作；

3、负责学校研究生档案调阅、转递、寄存等环节的审批工作。

第八条校档案管理机构对学生档案管理职责

1、校档案管理机构须指定专职档案员负责学生档案管理工作；

2、保护学生档案，单独分室集中保管；

3、负责学生档案的日常利用工作；

4、指导学生档案的整理工作；

5、负责学生档案的转递工作；

6、认真学习、掌握学生档案管理的各种规定，结合学校学生档案管理的实际和发展需求，协助相关部门制定有关学生档案管理的具体制度。

第九条各学院对学生档案的管理职责

1、按照学生工作部(处)、研究生部统一部署和要求，集中接收、核查、移交新生档案；

2、按照学生档案管理规范，做好本院在校学生档案材料的形成、积累工作；

3、按照学生工作部(处)、研究生部统一部署和要求，集中整理、核查、移交本院毕业生档案。

第五章学生档案管理规程

第十条新生档案的管理

1、教务处、研究生部在招生工作结束后三个月内按院（部）、分专业、分班级向校档案管理机构移交新生名册。

2、新生报到后，学生工作部(处)会同各学院组织人员对新生档案进行认真仔细的检查、核对和验收，验收无误的新生档案在新生入学三个月后的一周之内由各学院集中向校档案管理机构移交。

3、材料缺失不全的新生档案，本（专）科生档案由学生工作部(处)会同各学院负责催办，由各学院直接移交校档案管理机构；研究生档案由研究生部负责催办和移交。

第十一条在校生档案的管理

1、在校学生学籍如有变更，由学生工作部（处）、研究生部根据学生学籍处理情况，在每学年结束前按院（部）分专业、分班级将学生学籍变更通知书送交校档案管理机构。

2、校档案管理机构按照学籍变更通知书，负责及时完成学生档案的重新分类、排架等工作。

第十二条毕业生档案的管理

1、学生工作部(处)、研究生部在学生毕业离校前，集中组织人员收集、整理、审核本（专）科生和研究生档案。

2、毕业生档案由校档案管理机构通过机要渠道集中转递，并在毕业生离校后的一个月内办理（考取研究生的毕业生档案，根据录取学校调档时间要求，可以将其高中阶段档案材料提前转递）。对于机要不能直接寄达的单位，经毕业生本人同意可以特快专递投寄，特快专递费用由学生本人预付。

（1）档案的转递原则上不准学生本人自带，须派专人送取。

（2）转递毕业生档案，必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记，并由校档案管理机构保存备查。

（3）校档案管理机构及时收集学生档案寄出的回执，妥善保存备查。

3、毕业生档案的寄存

（1）按国家规定，由学生本人申请，经学生工作部（处）统计汇总，有特殊情况的毕业生档案可留学校寄存不超过两年，由校档案管理机构妥善保管。

（2）毕业生需要调取寄存的档案，必须要有就业单位调档函。转递其档案，按照前述有关规定办理。

第十三条中途退学或肄业学生档案的管理

1、中途退学或肄业学生档案，根据学生或就业单位要求，可以转出，但须经学生工作部(处)或研究生部批准并出具相关证明，校档案管理机构参照毕业生档案有关规定办理；

2、中途退学或肄业学生在校形成的档案材料(如成绩表)由学生工作部（处）或研究生部统一收集、整理、归档。

第六章学生档案的利用

第十四条学生档案材料在校期间若需查阅、复印和摘抄，须经学生工作部(处)或研究生部学生档案分管负责人批准方可查阅，并严格履行登记手续。

第十五条学生档案一般不外借，如必须借出使用时，须经学生工作部(处) 或研究生部分管学生档案负责人批准后，履行借出手续。借出档案不得擅自转借他人。

第十六条外单位需要查阅学生档案时，须持有关单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经学生工作部(处)或研究生部分管学生档案负责人批准后方可查阅。

第十七条利用学生档案，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添，否则将按国家档案管理规定追究责任。

第七章有关规定

第十八条学生档案归档材料应使用国家统一规格用纸。必须用钢笔、签字笔、毛笔（碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁）书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

第十九条学生档案转递、投寄费用及学生档案袋制作费用，由学校按当年毕业生人数相应标准核算，列入预算安排。

第八章附则

第二十条安徽工业大学职业技术学院学生档案的日常管理工作由职业技术学院负责。学生离校后需要寄存的学生档案，应按本办法有关规定整理完毕后，统一移交校档案管理机构保存。

第二十一条本办法由校档案管理机构负责解释，自印发之日起施行。