安工大秘〔2005〕12号

为提高管理水平和服务水平，规范运用《安徽工业大学公文处理实施办法》（安工大党〔2001〕33号），提高制发公文以及公文流转的质量和效率，现结合实际，特就加强公文处理工作提出如下意见。

一、坚持“一个漏斗”原则管理公文的收发

1、上级以及其他单位的各类来文，必须由校办机要秘书签收、登记，按照收文程序办理。由于业务关系，学校有关单位（部门）收到和会议带回的发给学校的各类文件、资料应由办公室主任（秘书）收集后尽快交校办机要秘书。

2、各单位（部门）草拟的所有文件必须归口到办公室主任（秘书）处，由办公室主任（秘书）按照党政分开的原则分别与党办或校办联系办理。

3、学校制发文件必须经党办或校办审核，由党办或校办按照规定程序和要求办理。

4、以校党政、党办、校办名义制发的公文，由党办或校办呈送校领导、校长助理签发。校领导、校长助理一般不接收和签发未经党办或校办审核的文稿。

以本单位（部门）名义制发的公文，由主要负责人签发，或者经授权的其他负责人签发。签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。

二、坚持“三审”程序

制发文件送领导签发前必须经过“三审”：

1、以“安工大党”和“安工大”字号上报的文件（上行文），由单位（部门）主要负责同志初审（单位核稿处签字），党办、校办复审，分管校领导、校长助理三审，最后由校党政主要领导签发。

2、以校党政、党办、校办名义制发的重要公文，或与教师、学生等密切相关，涉及面较大的单位（部门）的重要公文，由单位（部门）主要负责同志初审（单位核稿处签字），单位（部门）按类型分别交党办秘书或校办秘书科复审，党办或校办主任三审，最后由分管校领导签发。

3、以本单位（部门）名义制发的一般公文，单位（部门）分管负责同志初审（单位核稿处签字），党办秘书或校办秘书科复审，党办或校办主任三审，最后由单位（部门）主要负责同志签发。为加快办文效率，此类公文可由单位（部门）主要负责同志签发后，再送党办或校办审核，审核中如需对文件实质性内容进行修改，须与拟文单位（部门）协商一致。

三、严格“三校”付印步骤

文稿校对由拟文单位（部门）办公室主任（秘书）负责，或办公室主任（秘书）委派专人校对。校对时应使用统一的校对符号，校对后校对人应在拟文稿纸上签字。

制发的重要公文要做到“三校”后付印，没有校对人签字，校办文印室不予付印；未经签发人或审核人同意，不得擅自改动原稿。

四、印前复核

1、经签发后的文稿，正式印制前，党办、校办应当进行印前复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

2、经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。

五、发前复校

1、印制好的文件由拟文单位（部门）办公室主任（秘书）负责分发，或由办公室主任（秘书）委派专人分发。

2、在分发公文前，拟文单位（部门）办公室主任（秘书）应对公文从内容和格式进行最后复校，确认无误后，方可照单分发。

以校党政、党办或校办名义制发的公文，或以本单位（部门）名义制发的重要公文，分发时必须送校领导、校长助理，或视公文内容送校党政主要领导和分管校领导、校长助理。

六、办文周期

1、发文办理：从党办或校办接收文稿时起，原则上3个工作日内校对、付印。急件随到随核，非特殊情况，文件不可随到随发。

2、收文办理：有关单位（部门）接到交办的公文，如有承办事项，必须在文件规定的期限前办结。如果来文的承办事项需要上报材料、作出答复的，还须在文件规定期限内预留3个工作日，便于领导对材料进行审核和公文制发。如交办事项期限已不足3个工作日，必须酌情预留领导审核材料时间和公文制发时间。

按照规定，“特提”电报和“特急”文件应随到随办；“特急”电报和“急件”文件24小时内办理；“加急”电报应在3日内办理；“平急”电报和一般性公文在10日内办结并反馈办理结果。

涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在3个工作周内办结。对问题重大、协调处理复杂、确实不能按时办结的公文，应将办理情况向交办单位予以说明。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，牵头或主办单位应当主动与有关部门协商，如有分歧，牵头或主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，应将各方意见汇总如实向党办、校办反映。

七、催办

由党办或校办签收、登记后分办或批办的公文（包括领导同志批示件），由党办或校办负责催办。由有关单位（部门）拟稿、分发的重要公文，由有关单位（部门）负责催办。

八、上级文件返还

上级公文，阅知件一般要求有关单位（部门）在收到文件后1-2个工作日内返还校办。阅处件在办理事项办结后1-2个工作日内返还校办，并附办理结果（材料或文件）。

对不属于本单位职权范围或不适宜本单位办理的公文和电报，应在1-2个工作日内及时退回校办并说明理由。

九、公文起草要素

1、拟文单位应在统一的拟文稿纸上填写：公文标题、附件名称、紧急程度、拟稿人、拟稿单位、单位核稿人签字、主题词、主送单位、抄送单位、文件份数。不可遗缺。需要会签的文件，须会签单位主要负责人签字。

2、文种：公文的文种应当根据行文目的、发文单位（部门）的职权以及发文单位（部门）与主送单位的行文关系确定。

3、主送单位：上行文只能有1个主送单位，如需要同时送其他部门，应用抄送形式，标列于抄送栏内；平行文的主送机关应根据要求写具体；下行文的主送机关，应视公文内容和发送范围而定。

校内普发性公文的主送单位，党委系统标准为：“各党总支（直属党支部），各院（部），机关各部门、校直各单位”；行政系统标准为：“各院（部），行政各部门、各直属单位”。

4、文稿起草：请遵照《安徽工业大学公文处理实施办法》的有关规定，参考公文写作知识精心准备。

十、实行文印核算制度