办〔2017〕25号

各基层党委、党总支、直属党支部，各院（部），机关各部门、校直各单位：

经校长办公会同意，现将《安徽工业大学实物档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

特此通知

安徽工业大学办公室

2017年4月28日

安徽工业大学实物档案管理办法

一、总则

（一）为规范我校实物档案收集归档，提高实物档案管理水平，有效保护和利用实物档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》，制定本办法。

（二）本办法所指的实物档案主要包括学校或个人在各项活动中形成的，或者在对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品。

（三）实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。

（四）由综合档案室负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、纪念品、印信等实物进行收集归档和统一管理。

二、归档范围和保管期限

（一）荣誉实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。（集体或项目的荣誉实物原件须由相关单位移交档案室保管，原单位可根据需要留存复制品；个人荣誉实物须由相关单位将扫描件汇总至档案室保管，原件由本人保管。）

（二）印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

（三）名人字画等实物档案。省（部）级及以上领导、杰出校友、社会知名人士赠予学校的题词、书画、留言等。

（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。学校重大活动中有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、宣传画册等。

（五）本校与国内、境外、国际交往中收受的礼品。

（六）其它有保存价值的实物，经综合档案室认定后归档。

（七）实物档案的保管期限原则上为永久保存。

三、归档流程和归档要求

归档流程：

（一）清洁修整。实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时要进行清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同要求进行修复。

（二）分类排序。整理时要根据单位内实物档案的具体情况确定分类，常用方法是按实物种类分为荣誉、印信、礼品、字画等种类，实行分类排序。

（三）编制移交目录。移交部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。

（四）移交归档。省(部)级及以上荣誉实物档案一般于获奖后两个月之内向综合档案室移交。市级以下荣誉实物档案由本单位、部门保管。印信、字画、礼品等随获随交。

归档要求：

（一）对于属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，由档案室集中管理。任何部门或个人不得据为己有。

（二）荣誉实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

（三）印信归档时应附印模一式两份。

（四）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

四、保管与利用

（一）实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+件号+保管期限”依次编号。

（二）实物档案原则上应该存放于可视性强的柜架上摆放，保持外观优美、整齐。档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。

（三）关于实物档案的利用，原则上只面向校内各单位部门提供服务，校外单位借用须开具介绍信并说明理由，经学校办公室负责人同意后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。

五、附则

（一）未尽事宜，由学校办公室综合档案室负责解释。

（二）本办法自颁布之日起施行。