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安徽工业大学图书馆文献资源采购管理实施细则
2007-10-18 00:00  

校办〔200710

第一条为进一步加强学校图书馆文献资源采购的规范管理,根据《安徽工业大学采购管理暂行办法》、教育部《关于加强各类高等学校教材和图书采购管理工作的通知》、高等学校图书馆工作委员会《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》等相关法律法规,结合我校工作实际,制定本细则。

第二条图书馆文献资源采购工作应遵循“科学论证,计划先行;规范管理,按章行事;透明公开,廉洁高效;确保质量,服务创新”的原则。

第三条图书馆文献资源采购包括图书馆中外文纸质图书、期刊及电子图书、电子期刊、数据库、光盘和影像资料等。

第四条图书馆文献资源采购计划每年制定一次,在制定年度计划时应遵循“兼顾纸质文献、电子文献和其它载体文献的购买,兼顾文献载体和使用权的购买,注重重要文献和特色资源的完整性与连续性,注重本校及与本校相关的出版物和学术文献的收藏,逐步优化馆藏结构,提高馆藏质量,形成馆藏特色”的原则。

第五条图书馆文献资源采购年度计划,由图书馆根据学校当年文献资源购置经费预算,在广泛听取师生意见、专家充分论证的基础上进行科学编制,经学校相关职能部门共同评审并确定采购形式后,报主管校领导批准执行。

第六条图书馆文献资源的采购,根据文献资源性质和采购规模不同可实行学校集中采购、行业集团采购、图书馆自行采购等相结合的形式。

第七条学校集中采购一般适用于采购批量较大的文献资源采购,可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源方式采购。其中批量订购宜采用公开招标、邀请招标的方式确定供应商,即招“资格标”;邮发期刊年度订购宜采用单一来源方式采购,有多家符合采购要求的发行机构时,也可采取邀请招标或竞争性谈判方式;文献数据库的采购,可根据数据库的来源确定采购方式;进口期刊(包括港、澳、台期刊)须由国家指定的供应商代理,可根据图书馆的采购要求和供应商的业务能力,选择适当的采购方式。

第八条学校集中采购应成立由图书馆、资产管理处、财务处、监察处、审计处等部门有关人员组成的集中采购工作组,负责制定具体的采购工作方案(包括采购方式、采购小组组成人员、评标方法等)。

第九条采取公开招标或邀请招标方式的采购项目,成立由资产处牵头,图书馆、财务处、监察处、审计处等部门成员参加的招标工作小组,并按下列程序和要求实施具体采购行为。

1.由图书馆负责招标材料的准备工作,招标材料主要包括:(1)制定标书,标书内容应包括投标人资质要求、技术要求、服务要求、报价办法和要求、报价表、对投标书的要求等;(2)推荐供应商,推荐材料应包括有关供应商的基本情况和业务能力、近年采购业务往来等;(3)提出评标建议,包括评标方式、评标标准、评标小组组成人员等。

2.由资产管理处与图书馆共同确定招标时间,印制招标文件,发放招标书(采用公开招标时应在校园网上发布招标信息,应对报名单位进行资格审查,资格审查合格者方可发放标书)。

3.由资产管理处收取标书,并根据国家有关招投标管理办法组织开标、评标,确定中标单位(重大项目应向有关校领导报告)。

4.由资产管理处与图书馆共同签订采购合同。

第十条采用竞争性谈判方式采购的项目,成立由相关部门成员参加的谈判工作小组(其中10万元以下项目,由资产管理处、图书馆、财务处人员参加,10万元及其以上项目,参加部门成员同招标小组),并按下列程序和要求实施具体采购行为。

1.图书馆制定谈判文件,明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

2.由图书馆推荐参加谈判的供应商名单。

3.谈判小组从符合相应资格条件的供应商中确定参加谈判的供应商,一般不少于三家,并向其提供谈判文件。

4.谈判小组所有成员集中与各供应商分别进行单独谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

5.谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商(重大项目应向有关校领导报告)。

6.由资产管理处与图书馆共同签订采购合同。

第十一条采用询价方式采购的项目,成立由资产处和图书馆相关人员组成询价工作小组(一般不少于三人),并按下列程序和要求实施具体采购行为。

1.由图书馆制定询价文件,明确询价采购内容和相关要求。

2.由图书馆推荐被询价的供应商名单(也可在校园网上直接公示),询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商中选取被询价的供应商,一般不少于三家,并向其发出询价通知书让其报价。

3.询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则直接确定成交供应商(重大项目应向有关校领导报告)。

4.由资产管理处与图书馆共同签订采购合同。

第十二条采用单一来源采购的项目,成立由相关部门成员参加的谈判工作小组(其中10万元以下项目,由资产管理处、图书馆、财务处相关人员参加,10万元及其以上项目,参加部门成员同招标小组),并按下列程序和要求实施具体采购行为。

1.由图书馆制定谈判文件(包括采购内容、合同草案及有关要求),经资产管理处审查后发放各供应商。

2.由谈判小组所有成员与供应商就项目的技术、服务和价格展开谈判,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上由资产管理处与图书馆共同签订采购合同。

第十三条集团采购一般适用于图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合体就某一特定文献资源与供货商进行谈判,以取得该资源最优惠价格的采购形式。参与集团采购的项目,图书馆应将采购备忘录、订购合同等资料报送资产管理处和财务处备案。

第十四条图书馆自行采购一般适用于从定点单位以外、一次性采购金额较少的项目,如临时性购买教师或科研人员指定的、急需使用的、出版部门自行发行的以及我校教师出版的少量图书,需要到图书市场、书市、展销会、订货会等采购的特种、特价、精品贵重书刊等。对于自行采购项目,图书馆应成立采购小组实施采购,并对采购数量、质量、价格负责,采购结束后将采购合同、采购备忘录等材料等报送资产管理处和财务处备案。

第十五条各类新购或捐赠的文献资源应及时办理验收、入库及经费报销手续。其中新购图书文献资源应按码洋入库,按合同规定付款和报销;新购电子文献资源应按合同金额入库和报销;国内外赠图书应按运输成本费报销,按图书的码洋入库;新购期刊按征订发票报销,需要装订成册的期刊按其标价和装订费合计费用入库。

第十六条文献资源采购人员在采购过程中,要认真履行职责,做到公平公正公开,自觉接受有关部门和群众监督,不得乱用职权、玩忽职守、徇私舞弊,要廉洁奉公,不得与供应商恶意串通,不得向供应商索取或接受回扣。对违反采购有关法律法规的,按有关法律法规严肃查处,构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

第十七条教材采购管理参照本细则执行。

第十八条本细则自公布之日起实施,由资产管理处、图书馆负责解释。


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